Как уничтожить документы на предприятии?

На первый взгляд может показаться, что в уничтожении документов на предприятии нет ничего сложного. На самом деле, эта процедура требует ответственного подхода, четкого понимания требований закона и грамотного проведения. В этой статье мы ответим на наиболее популярные вопросы, связанные с уничтожением бумаг.

Какие документы нужно уничтожать?

Для начала нужно понять следующее: все документы делятся на группы по сроку хранения. Есть те, которые нужно хранить временно (как правило, до 10 лет, но срок может отличаться) и бессрочные.

Первые нужно уничтожать по истечении срока хранения и при условии, что они не понадобятся вам и контролирующим органам (например, Налоговой инспекции).

А вторые уничтожать нельзя. Более того, если предприятие закрывается, их необходимо передать на хранение в государственные архивные фонды.

Почему нельзя просто выбросить ненужное?

Многие люди интересуются, зачем нужно уничтожение документов, почему нельзя просто вынести все на помойку?

Это связано с защитой сведений, содержащихся в бумагах. Если процедура уничтожения не проведена или проведена неверно, то доступ к данным (например, персональным или коммерческой тайне) могут получить третьи лица или злоумышленники.

Даже если вся информация в них устарела, она считается конфиденциальной. Невнимательное отношение к этому вопросу может привести к различным проблемам — от упущенной выгоде до уголовного преследования.

Как проводится уничтожение?

В первую очередь нужно списать документы и выделить их к уничтожению. Для этого:

• проводится тщательный анализ с полистным просмотром всех документов и принятие решение об уничтожение, данное решение принимает специально созданная комиссия, утвержденная приказом, в небольших компаниях это может быть один сотрудник;
• выделение дел к уничтожению, что подкрепляется соответствующими актами;
• процедура конфиденциального уничтожения, которая обычно включает в себя измельчение бумаги до фракции 0, кипирование и отправление на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат;
• подтверждение процедуры отметкой на актах о выделении дел к уничтожению или подготовка новых актов — о проведении уничтожения.

Кто может проводить процедуру?

Можно провести данное мероприятие силами своих сотрудников (только важно, чтобы они были грамотны и подготовлены в этом вопросе), а можно — доверить профессионалам. Закон не запрещает этого делать, многие компании, оказывающие архивные услуги, предлагают и эту.